Ausgangslage

Die Zollern GmbH u. Co. KG nutzte bis zur Einführung von VISIT eine andere Besuchermanagementsoftware. Außerhalb der Voranmeldung konnte diese Software die Anforderungen an eine umfassende Dokumentation von Liefer- und Besuchervorgängen nicht bedienen.

Das Betreten und Verlassen des Werksgeländes wurde manuell dokumentiert und anschließend mussten die Zettel archiviert werden. Um Arbeitsaufwände zu minimieren, sollen automatisierte Vorgänge, Gruppenerfassung von Besuchern und eine umfangreiche Übersicht der Lieferprozesse und Dokumentation von KEP-Fahrern (Kurier-, Express- und Paketfahrern) eingeführt werden.

Zielsetzung

Durch die Einführung des professionellen Besucher- und Lieferverkehr-Managementsystems VISIT auf den Werksgeländen von Zollern werden alle Besuchervorgänge, Lieferprozesse und Zusteller erfasst. Die einfache Übersicht aller betriebsfremden Personen steigert die Sicherheit auf dem Werksgelände. Automatisierte Prozesse wie die E-Mail-Benachrichtigungen zwischen Besuchern und Zollern-Mitarbeiter aus dem System und das Lieferantenmanagement inklusive LKW-Abruf entlasten Personalressourcen.

In der zweiten Phase folgen die Selbstanmeldung am Kiosk-Terminal inklusive Sicherheitsunterweisung für Besucher, Handwerker und Lieferanten. Somit ergibt sich eine große Zeit- und Ressourcenersparnis beim Empfangs-/Sicherheitspersonal durch die entfallende manuelle Unterweisung plus Anmeldung durch Mitarbeiter.

Lösung

An zwei Standorten der Zollern GmbH wurde 2024 VISIT eingeführt. Die Einführung erfolgt in zwei Phasen, das System wird intensiv genutzt und von den Mitarbeitern gut angenommen. Bei sicherheitsrelevanten Vorkommnissen kann nun besser geprüft werden, wer sich noch auf dem Werksgelände befindet.

Voranmeldung / Emailbenachrichtigung / Professionelle Außenwirkung

Zollern Mitarbeiter können ihre Besucher über das Besuchermanagementsystem VISIT eigenständig voranmelden und verwalten. Ebenso werden automatisch Einladungen und Statusupdates an den Besucher und besuchten Mitarbeiter versendet. Hierbei wird das Corporate Design von Zollern in den Emails angewendet und bietet somit ein professionelles Bild nach außen.

Selbstanmeldung

Werkschutz und Empfangsmitarbeiter werden durch die Integration des Moduls Selbstanmeldung erheblich entlastet und haben stets einen vollumfassenden Überblick über die anwesenden Personen. Bei spontanen Besuchen erfolgt die Anmeldung und Abfrage relevanter Daten ab sofort in der jeweiligen Landessprache des Besuchers im Self-Service.

Zentrale Serverinstallation

VISIT wird zentral auf einem Server installiert. Sämtliche Daten stehen allen Arbeitsplätzen somit standortübergreifend und zeitgleich zur Verfügung. Durch die zentrale Serverinstallation gibt das System jederzeit auf Knopfdruck Auskunft über Besucherzahlen. Ein Überblick über Anzahl und Aufenthaltsort betriebsfremder Personen auf dem Werksgelände ist somit auch in potenziellen Gefahrensituationen gewährleistet.

Modularer Aufbau

Der modulare Aufbau von VISIT ermöglichte eine schrittweise Anpassung des Systems an die Bedürfnisse von Zollern. Auf Basis der prioritären Anforderungen fiel die Wahl zunächst auf das Grundmodul Besucher- und Lieferantenmanagement (VISIT Basic und VISIT Logistics). Im nächsten Schritt wurde das System um die Module Selbstanmeldung, Sicherheitsunterweisung und Online Check-In erweitert.

Sicherheitsunterweisung

Neben der Registrierung des Besuchers wurde die Sicherheitsunterweisung individuell und themenspezifisch durch Zollern gestaltet und kann ab sofort über das Anmeldeterminal abgewickelt werden. Nach Abschluss der Anmeldung erhält der Besucher über den Empfangsmitarbeiter den Besucherausweis im Corporate Design.

Online-Check-In

Um den Anforderungen des wachsenden Besucher- und Verkehrsaufkommens gerecht zu werden, sind weitere Features in Planung. Die Integration des Moduls Online-Check-in wird es Besuchern zukünftig ermöglichen, die Registrierung inklusive Sicherheitsunterweisung noch vor Betreten des Geländes über ihr eigenes Endgerät abzuschließen.