Besucherbuch

Was sind Besucherbücher?

Besucherbücher, Besucherlisten oder Besucherprotokolle werden in der Regel am Empfang von Unternehmen verwendet, um den Überblick über die anwesenden Besucher zu behalten. Festgehalten werden dabei meist:

• Name des Besuchers
• Firma des Besuchers
• Adresse
• Besuchte Person im Unternehmen bzw. Besuchsgrund
• Ankunftszeit
• Zeitpunkt, zu dem der Betrieb wieder verlassen wird

Teilweise werden auch noch weitere Informationen erhoben, wie z. B. die konkreten Kontaktdaten.

Wozu werden Besucherlisten geführt?

Diese Frage sollten sich Unternehmen selbst stellen - gibt es keinen guten Grund für den administrativen Aufwand, kann man auch auf Besucherbücher verzichten.

In vielen Fällen hat eine Besucherdokumentation jedoch gute Gründe:

• Werden Sicherheitsverstöße festgestellt, lässt sich damit im Nachhinein die Zahl der Verdächtigen eingrenzen.
• Bei einem Notfall – wie z. B. einem Brand – können Besucherlisten helfen, eine vollständige Evakuierungsliste zu erstellen.
• Beim Umgang mit sensiblen Daten – z. B. in der Auftragsdatenverarbeitung – sind Unternehmen teilweise sogar gesetzlich oder vertraglich dazu verpflichtet, ein Besucherbuch zu führen.

Besucherbücher und Datenschutz/DSGVO

Besucherbücher sind für den Datenschutz vor allem aus zwei Gesichtspunkten relevant: Einerseits sind Besucherbücher und Besucherlisten ein Teil der Zutrittskontrollen eines Betriebs. Damit dienen sie dem Schutz der im Betrieb vorhandenen (personenbezogenen) Daten und erleichtern im Nachhinein die Aufklärung von Datenschutz-Verstößen. So sehen viele Verträge zur Auftragsdatenverwaltung das Führen von Besucherbüchern als Sicherheitsmaßnahme vor. Letztlich sind Besucherbücher auch eine Voraussetzung für Zugangskontrollen.

Andererseits werden in Besucherlisten, Besucherbüchern und Besucherformularen selbst personenbezogene Daten erfasst, die es zu schützen gilt. Das bedeutet insbesondere: 

• Unternehmen sollten keine offen am Empfang ausliegenden Besucherlisten oder Besucherbücher führen, denn das würde es neuen Besuchern ermöglichen, die persönlichen Daten der vorherigen Besucher einzusehen.
• Auch für interne Zwecke – z. B. die Vorankündigung von Besuchern – sollten keine allgemein zugänglichen Lösungen genutzt werden. Beispielsweise könnten bei einer offen auf einem internen Server abgelegten Excel-Liste alle Mitarbeiter auch die Besucher anderer Mitarbeiter einsehen.
• Die in einem Besucherbuch erhobenen personenbezogenen Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für deren Zweck nötig ist. Die zulässige Speicherdauer hängt dabei von der Situation ab, zwischen einer Löschung am selben Abend und einer Aufbewahrung über 6 Monate ist vieles denkbar.

Die erhobenen Daten müssen außerdem auch DSGVO-konform gelöscht werden:
Besucherlisten und Besucherbücher aus Papier sind im Aktenvernichter unkenntlich zu machen. Bei elektronischen Daten reicht es nicht, sie zu löschen, sondern sie müssen zudem überschrieben werden, damit sie nicht wiederhergestellt werden können.