Besuchermanagement im Fokus

Tim, zuerst einmal alles auf Anfang! Erzähl uns bitte etwas zu den Grundlagen der Besucherverwaltung. Was sind denn eigentlich betriebsfremde Personen und welche Gruppen zählen hierzu?

Betriebsfremde Personen sind ausnahmslos alle Personen, die nicht zu einem Unternehmen gehören! Das sind zum Beispiel potenzielle Geschäftspartner, Bewerber, Gäste, Handwerker, Lieferanten und Fremdfirmen. Gerade die letzte Personengruppe bedarf einer gesonderten Betrachtung, da sie mit einem einmaligen Auftrag oder über einen längeren Zeitraum hin im Unternehmen tätig sein können. Nicht zu vergessen sind Mitarbeiter anderer Standorte, die einen anderen Firmensitz besuchen und sich somit nicht auf dem Werksgelände auskennen. Die unterschiedlichen Besuchsintentionen bergen viele Herausforderungen für das verantwortliche Personal und den Werksschutz. Sobald eine hohe Besucher- und Lieferfrequenz auf einem Werksgelände herrscht oder es mehrere Pforten gibt, ist es schwierig, den Überblick über alle tatsächlich anwesenden Personen zu behalten. Im Notfall muss unkompliziert auf Knopfdruck eine Evakuierungsliste verfügbar sein, damit schnell und sicher alle Personen geschützt werden können. So unterschiedlich die Besuchsgründe sind, so spezifisch müssen betriebsfremde Personen auch geschult werden. Das heißt, die Sicherheitsunterweisung zum Schutz von Menschen, Gelände und Produkt muss entsprechend des Besuchs revisionssicher stattfinden. Sobald man die rechtlichen Vorgaben und Datenschutzbestimmungen in den Besuchsprozess mit einbezieht, wird eine einfache Besucherverwaltung, die händisch per Excelliste erledigt werden kann, zu einem komplexen Management betriebsfremder Personen.

Das bringt mich gleich zu meiner nächsten Frage. Welche Vorteile hat eine digitale Besucherregistrierung im Vergleich zu einer händischen Abwicklung? Kannst du hierfür einige Beispiele nennen?

Ein großer Gewinn für ein Unternehmen ist die lückenlose und 100% nachvollziehbare Dokumentation aller Besuchsteilprozesse. Das fängt bei der DSGVO-konformen Erfassung aller betriebsfremden Personen an und beinhaltet natürlich auch die automatische Löschung der personenbezogenen Daten nach einem konfigurierbaren Zeitraum. Gerade bei wiederkehrenden Fremdfirmenbesuchen, bei Handwerkern oder durch ganze Besuchsgruppenimporten unterstützt eine Software das Empfangspersonal bei der Abwicklung enorm. Die Vorteile liegen hierbei aber auf beiden Seiten. Die Mitarbeiter werden durch Automatisierung entlastet und die Gäste erleben eine einfache und schnelle Anmeldung, die sie auch von Zuhause oder unterwegs aus prüfen, vervollständigen und Unterweisungen durchführen können. Die Informationen werden selbstständig und ohne Zeitverlust an alle relevanten Personen gespielt. Sobald alle Daten in einer Software erfasst sind, bietet das viel Spielraum für Monitoring, Berichte und Auswertungen. Anhand dessen können viele Erkenntnisse über die Bewegungen auf dem eigenen Werksgelände getroffen werden.

Die Liste der Vorteile einer digitalisierten und modernen Besucherverwaltung ist endlos fortführbar.

Das heißt dem Motto „Mehr Sicherheit durch Digitalisierung“ stimmst du zu, Tim?

Auf jeden Fall, da auch hier der Nutzen auf beiden Seiten liegt!

Zum einen kann sich der Gast sicher sein, dass mit seinen persönlichen Daten entsprechend der Datenschutzgrundverordnung gehandelt wird und er stets die volle Kontrolle darüber behält, da zu jedem Zeitpunkt eine genaue Aussage getroffen werden kann, welche Informationen gespeichert sind und diese auch wieder automatisch gelöscht werden, sobald die gesetzlichen Fristen dies vorschreiben. Die betriebsfremde Person kann sich darauf verlassen, ordnungsgemäß über alle Gefahrenquellen auf dem Werksgelände aufgeklärt worden zu sein.

Zum anderen bietet die Digitalisierung und in diesem Fall eine Besuchermanagementsoftware das höchstmögliche Maß an Sicherheit für ein Unternehmen, da alle betriebsfremden Personen erfasst, geschult und dokumentiert werden. Zutrittsrechte werden zum Beispiel nur zu den tatsächlich notwendigen Bereichen gewährt und damit besonders schutzbedürftige Zonen gesondert gesichert. Werksverbote, Alarme und Sanktionslistenprüfungen werden automatisch durchgeführt und hinterlegt. Der Werksschutz behält stehts den vollständigen Überblick über alle Aktivitäten auf dem Werksgelände. Damit ist ein Unternehmen immer auf der „sicheren Seite“!

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