Besucherverwaltungs-Software

Gerade in großen Unternehmen kann die Besucherverwaltung mit viel Aufwand verbunden sein und zu Wartezeiten am Empfang führen. Gleichzeitig ist eine funktionierende Besucherverwaltung in vielen Firmen wichtig für die Sicherheit. Mit der richtigen Besucherverwaltungs-Software werden diese Herausforderungen gemeistert – und das DSGVO-konform.

Zahlreiche Besucher im Eingangsbereich eines Unternehmens.

Funktionen einer Besucherverwaltungs-Software

Gute Besucherverwaltungs-Software deckt den gesamten Zyklus eines Besuchs ab. Das beginnt mit der Einladung und geht über die (online) Voranmeldung der Gäste, Druck und Ausgabe von Besucherausweisen bis hin zu Zugangskontrollen und dem Auschecken des Besuchers. Bei Bedarf kann in die Besucherverwaltung eine Identitätsprüfung, ein Abgleich mit Sanktionslisten, die Besucherparkplatz-Vergabe, weitere Berechtigungen, eine Anfahrtsbeschreibung oder eine Sicherheitsunterweisung inkl. Dokumentation integriert werden. Auch eine Besucherverwaltung für Gäste, die mehrmals wiederkommen, ist möglich.

Wichtig ist dabei, dass die Besucherverwaltungs-Software mit verschiedenen Rollen für Benutzer arbeitet. So kann es beispielsweise unterschiedliche Zugriffsrechte für einladende Mitarbeiter, Personal am Empfang oder die Besucher selbst geben. In vielen Fällen muss die Besucherverwaltungs-Software außerdem sowohl auf menschliches Personal am Empfang und bei der Einlasskontrolle als auch auf Selbstbedienungsterminals und automatisierte Zugangskontrollen ausgelegt sein.

Schnittstellen der Besucherverwaltungs-Software

Besucherverwaltung existiert nicht im luftleeren Raum und muss sich daher nahtlos in andere Systeme integrieren lassen. So greifen Systeme zur Zutrittskontrolle nicht nur auf die Besucherverwaltungs-Software zu, sondern auch auf Mitarbeiter-Daten und ggf. das Fremdfirmenmanagement. Auch zu anderen Drittsystemen wie Bewerbermanagement kann eine Schnittstelle per API eingerichtet werden.

Die Daten der Besucherverwaltung können – zusammen mit anderen Daten – genutzt werden, um im Notfall eine Evakuierungsliste automatisch zu erstellen.

Vorteile digitaler Besucherverwaltung

Gegenüber einer klassischen Besucherverwaltung auf Papier oder einer selbstgestrickten Lösung haben ausgereifte Systeme wie VISIT mehrere Vorteile:

Gute Vorbereitung durch Einladung und Voranmeldung beschleunigt die Prozesse am Empfang und spart so Wartezeiten und Personal.
Werden Daten elektronisch übermittelt, passieren meist weniger Fehler als z. B. bei der mündlichen Kommunikation oder bei handschriftlichen Aufzeichnungen.
Eine professionelle Besucherverwaltung erweckt bei den Gästen einen positiven Eindruck.
Bei gut eingestellter Besucherverwaltungs-Software sind Datenschutz und DSGVO-Konformität selbstverständlich.

Gerade der letzte Punkt ist bei einfachen Lösungen meist nicht gegeben. So können bei gedruckten Besucherbüchern nachfolgende Besucher die persönlichen Daten von früheren Gästen einsehen. Erfolgt die Besucherverwaltung über eine Excel-Liste im Intranet, liegen die persönlichen Daten der Besucher für alle Mitarbeiter offen – selbst wenn es für sie keinen Grund gibt, die Daten einzusehen. Außerdem kann man sich auf die automatische und DSGVO-konforme Löschung von Benutzerdaten meist nur bei fortschrittlicher Software verlassen.

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