Ausgangslage

Die Wildeboer Bauteile GmbH wickelte bis dato ihre Besuchsvorgänge manuell ab, dadurch entstand ein hoher administrativer Aufwand mit großem Abstimmungsbedarf zwischen den Abteilungen. Händisch E-Mails versenden, Zutrittsrechte vergeben, Gäste ordnungsgemäß schulen und Vorgänge dokumentieren gehörte neben dem Willkommen heißen von betriebsfremden Personen zu den Aufgaben des Empfangspersonals. Fehlende Besuchervoranmeldungen stellten das verantwortlicher Personal vor die Herausforderung, anwesende externe Personen auf dem Werksgelände zu überblicken.

Zielsetzung

Mit der Einführung eines digitalen Besuchermanagementsystems sollte mehr Überblick über alle betriebsfremde Personen und deren Aktivitäten auf dem Werksgelände geschaffen werden. Ziel war es, Besuche effizienter im Voraus zu planen und Zutrittsrechte zu verwalten. Mit Hilfe einer Software sollte eine einfache, strukturierte Abwicklung, und eine revisionssichere Dokumentation von Sicherheitsunterweisungen möglich werden und damit einhergehend die Entlastung des verantwortlichen Personals.

Lösung

Deshalb hat sich die Wildeboer Bauteile GmbH im Jahr 2019 für die Einführung der Besuchermanagementsoftware VISIT entschieden. Wildeboer wickelt mit dem System der ASTRUM IT GmbH seine Vorgänge transparent und nachvollziehbar ab. Die Verwaltung von Zutrittsrechten und die Durchführung von Sicherheitsunterweisungen ist automatisch in den Workflow integriert.

VISIT Basic

Mit dem Grundmodul VISIT Basic werden alle Aktivitäten betriebsfremder Personen erfasst und DSGVO-konform dokumentiert. Voranmeldungen sind einfach und intuitiv über das Basismodul anzulegen. Sobald eine Voranmeldung ausgelöst ist, wird automatisch eine E-Mail mit allen Informationen inkl. Kalendereintrag an die Mitarbeiter versendet. Die Informationen über tatsächlich anwesende Personen und erwartete Gäste sind auf einem Dashboard zu jeder Zeit ersichtlich. Bereits das Basic Modul optimiert den Prozessablauf, indem die Besucherverwaltung mehr Struktur erhält und die Vorgänge leichter zu koordiniert sind. Durch den modularen Aufbau der Software wird das System genau auf die Anforderungen und die Zielsetzung der Wildeboer Bauteile GmbH zugeschnitten. Dementsprechend werden u.a. die Features VISIT Secure – Ausweisverwaltung, VISIT Secure – Sicherheitsunterweisung und VISIT Plus – Individuelle Felder verwendet.

Ausweisverwaltung und –vergabe

Mit Hilfe von VISIT und der Schnittstelle zum Zutrittskontrollsystem kann jedem Gast ein Ausweis zugewiesen werden. Damit koordiniert das Empfangspersonal professionell alle Besuchsvorgänge und deren Zugänge zu bestimmten Bereichen auf dem Werksgelände.

Sicherheitsunterweisung

Abhängig von der ausgewählten Besuchsart muss bei Besuchsbeginn eine Sicherheitsunterweisung absolviert werden. Mit Hilfe eines Tablets wird die Unterweisung direkt am Empfang durchgeführt und ist revisonssicher im System dokumentiert. Hierdurch wird sichergestellt, dass jeder Gast optimal auf individuelle Gegebenheiten und Regeln hingewiesen wird. Die Sicherheit aller betriebsfremder Personen, die sich auf dem Werksgelände befinden und die Vermeidung von Gefahrensituationen steht an oberster Stelle. Mit der Lösung von VISIT mangen Unternehmen einfach und effizient die Aktivitäten betriebsfremder Personen auf dem Werksgelände.