Corona-Maßnahmen im Besuchermanagement

Die aktuelle Corona-Lage und die daraus resultierenden gesetzlichen Vorgaben zwingen uns alle neue Wege zu gehen!

In diesen Zeiten müssen Mitarbeiter*innen, Fremdfirmenmitarbeiter*innen und Gäste besonders geschützt werden, damit die Gefahr einer Erkrankung und der weiteren Verbreitung auf ein Minimum reduziert wird. Um das Infektionsrisiko für Arbeitnehmer*innen zu senken gilt seit 24. November die 3G-Regel am Arbeitsplatz. Informationen über den „Geimpft-, Genesen- oder Getestet-Status dürfen kurzfristig zur Erleichterung der Arbeitsvorgänge gespeichert werden. Das Infektionsschutzgesetz besagt, dass ein Arbeitgeber tägliche Kontrollen vor Betreten des Werkgeländes gewährleisten muss. Werden die Maßnahmen nicht entsprechend umgesetzt, folgen rechtliche Konsequenzen.

(Quelle: https://www.bundesregierung.de/breg-de/themen/buerokratieabbau/infektionsschutz-arbeitsplatz-1983894, aufgerufen am 25.11.2021)

Wie setzt man die Erfassung der 2G / 3 G Stati für Mitarbeiter*innen und betriebsfremde Personen einfach und rechtssicher um?

Die Antwort darauf liefert Ihnen unser Besuchermanagementsystem. Mit VISIT erfüllen Sie alle rechtlichen Vorgaben, dokumentieren diese, schaffen dadurch den Verwaltungsaufwand im Rahmen zu halten und vermeiden gleichzeitig unnötig lange Kontaktphasen zwischen dem Werksschutz, Mitarbeiter*innen und betriebsfremden Personen.

Mitarbeiter*innen – Workflow

Wie sieht nun die Umsetzung der 2G / 3G Stati für Mitarbeitende aus?

Mit dem Feature „VISIT Plus – Individuelle Felder Plus“ lassen sich grundsätzlich passend zu einer jeweiligen Gegebenheit bestimmte Informationen abfragen und im Stammdatensatz hinterlegen. So kann das Modul auch in der aktuellen Situation genutzt werden!

In diesem Fall wird ein Individuelles Feld inklusive Datumsabfrage konfiguriert, sodass im Stammdatensatz „2G / 3G geprüft am XX.XX.XX“ gespeichert ist.

Der Nutzen der Funktion liegt klar auf der Hand. Der Werksschutz und der Empfang prüfen den Mitarbeitenden nur einmal und das Ergebnis wird revisionssicher im System gespeichert.

Betriebsfremde Personen – Workflow

VISIT bietet bei den betriebsfremden Personen drei unterschiedliche Umsetzungsmöglichkeiten.

Zum einen können Sie den Workflow, wie bei den Mitarbeiter*innen, über „VISIT Plus – Individuelle Felder Plus“ realisieren.

Sobald ein Gast selbstständig die Daten im System hinterlegt hat, prüft der Empfang lediglich manuell die Richtigkeit der Angaben beim Eintreffen des Besuchers.

Das Feature bietet Ihnen eine einfache und professionelle Lösung, von der alle profitieren.

Zum anderen können Sie die Statusabfrage über den „VISIT Secure – Genehmigungsworkflow“ abwickeln.

Bei bestimmten Besuchsarten und Zutrittsrechten kann hinterlegt werden, dass bei deren Verwendung der Besuchsvorgang eine zusätzliche Freigabe benötigt. Damit die aktuell gültigen rechtlichen Vorgaben umgesetzt werden können, definieren Sie einfach für jeden Besuchsvorgang den Genehmigungsworkflow „Corona-Dokumente“. Hierbei prüft, nachdem die Voranmeldung angelegt wurde, der Genehmigende, ob alle entsprechenden Dokumente und vollständigen Informationen hinterlegt sind, und erst dann wird der Vorgang freigegeben. Die Informationsbereitstellung erfolgt über das Feature „Individuelle Felder Plus“ oder über bereits vorab zugesandte, angehängte Dokumente.

Die Dritte Umsetzungsmöglichkeit bietet Ihnen „VISIT Secure – Besucher-Dokumentenverwaltung & Prüfung“.

Mit diesem Feature weisen Sie Gästen bestimmte Dokumente zu, die direkt mit im System hinterlegt werden. Optional fügen Sie ein Ablaufdatum und eine gescannte Datei in den Vorgang ein. Bevor der Gast das Werkgelände betritt und damit den Besuchsvorgang startet, muss sichergestellt sein, dass alle notwenigen und gültigen Dokumente vorhanden sind. Mit Bezug zu den Corona-Richtlinien erstellen Sie eine neue Dokumentenkategorie (z. B. Corona-Dokumente) im Besuchermanagementsystem.

 Jede bestehende Besuchsart wird mit der neuen, obligatorischen Kategorie versehen. Bei Ankunft des Besuchers prüft dann der Werkschutz/Empfang das jeweilige Dokument und stellt eine Gültigkeit ein. Beispielsweise 6 Monate bei geimpft/genesen und 1-3 Tage bei „gültiger Test vorgelegt“.

Der Verwaltungsaufwand für den Werksschutz wird reduziert, da er die Dokumenten- und Gültigkeitsprüfung einmal durchführt und diese zentral im System hinterlegt sind.

Für weitere Informationen zu den Features und deren Umsetzung kontaktieren Sie uns gerne. Unsere Experten beraten Sie gerne individuell.