Mit Genehmigungsworkflows die Sicherheit erhöhen

Was ist ein Genehmigungsworkflow?

Herkunft des Begriffs Workflow

Was sind Workflows und wozu sind sie gut? Wörtlich übersetzt bedeutet der englische Begriff Workflow so viel wie „Arbeitsfluss“. Weil das Wort „Workflow“ besser über die Zunge geht und daher häufig verwendet wird, ist es inzwischen als fester Bestandteil der deutschen Sprache akzeptiert und als solcher in den Duden aufgenommen.

Nichtsdestotrotz trifft auch die deutsche Übersetzung „Arbeitsfluss“ den Sinn des Wortes recht genau. Workflows sind eine Serie vorabdefinierter und aneinandergereihter Abläufe, die automatisiert nacheinander in Kraft treten. Dabei sorgt jeweils der Abschluss eines Prozessschrittes zum Ingangsetzen des nachfolgenden Schrittes. Der Arbeitsfluss sorgt also dafür, dass Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge und innerhalb definierter Zeitschienen umgesetzt werden und keine Teilaufgaben auf dem Weg verloren gehen. 
 

Integration von Workflows in Genehmigungsprozesse

Eine Sonderform des Workflows ist der sogenannte Genehmigungsworkflow. Dabei bestehen die vordefinierten Arbeitsschritte in der Bestätigung oder Freigabe von Abläufen. Ein häufiges Beispiel wäre der automatisierte Urlaubsantrag, bei dem Vorgesetzte automatisch informiert werden, sobald Mitarbeiter Ihre gewünschten Urlaubstage in einem System hinterlegen. Ohne dass weitere Kommunikation nötig wäre, wird jeder ausgefüllte Antrag an die vorabdefinitere Führungskraft weitergeleitet und deren Antwort automatisiert an den Antragsteller zurück- sowie an die Personalabteilung weitergeleitet. Der Vorteil des Genehmigungsworkflows besteht also darin, dass Kommunikation systematisiert, verschlankt und erleichtert wird.
 

Wie lassen sich Genehmigungsworkflows in das Besuchermanagement integrieren?

Auch im Besuchermanagement spielt die Freigabe von Genehmigungen oft eine entscheidende Rolle. Jeder externe Geschäftspartner, aber auch Handwerker oder Lieferanten, die das Firmengelände betreten, müssen vorab eingeladen und am Empfang angemeldet werden.

Insbesondere in sicherheitssensiblen Industrien ist hierbei häufig die Genehmigung eines oder mehrerer Vorgesetzter nötig. Dieser Prozess, der zu mehr Kontrolle beim Management betriebsfremder Personen führt, ist ohne digitales Besuchermanagement häufig extrem umständlich, da Formulare ausgefüllt, verteilt und unterschrieben werden müssen. Nicht selten sorgt das für unnötig langwierige und extrem ineffiziente Abläufe.

Wie funktioniert der VISIT Genehmigungsworkflow?

Mit digitalen Besuchermanagementsystemen, wie zum Beispiel VISIT von ASTRUM IT, lassen sich von der Terminplanung über die Einladung bis zur Begrüßung der Gäste am Empfang alle Schritte der Gästeverwaltung automatisieren und in einer Software abbilden.

Die Funktion Genehmigungsworkflow ist mit dem Paket VISIT Secure für VISIT buchbar und erlaubt die nahtlose Integration des Freigabeprozesses in den digitalen Anmeldeprozess.

Hierzu lassen sich für einzelne Unternehmensbereiche oder Besuchsgründe vorab individuelle Sicherheitsstufen mit entsprechenden Genehmigungsprozessen festlegen. Plant ein Mitarbeiter eine der Besuchsarten, für die besondere Zutrittsrechte gelten, versendet die Software automatische Freigabeanfragen an zuständige Mitarbeiter und kontrolliert deren Bearbeitung. Erst wenn alle benötigten Freigaben im System gespeichert sind, wird dem Gast der Zutritt zum Firmengelände gestattet und somit der Besuch ermöglicht.
 

Effizientes Besuchermanagement dank Workflowintegration

Die Vorteile der Genehmigungsworkflows liegen auf der Hand. Mitarbeiter müssen bei der Terminplanung nicht auf Zutrittsgenehmigungen und deren Einholung achten. Das System prüft selbstständig, ob eine Genehmigungspflicht vorliegt und verschickt in diesem Fall automatisch Benachrichtigungen und Genehmigungsaufforderungen. Dadurch wird nicht nur verhindert, dass Freigabeabfragen vergessen werden, sondern auch eine sonst häufig nötige Flut interner E-Mails vermieden.
 

Workflowautomatisierung für verbesserte Sicherheit im Besuchermanagement

Das Workflowmodul von VISIT ermöglicht Ihnen die Integration einer zusätzlichen Sicherheitsebene im Anmeldeprozess. Dabei wird der Genehmigungsworkflow automatisch ausgelöst, sobald eine Voranmeldung für einen Gast angelegt und dabei eine genehmigungsbedürftige Besuchsart oder ein sicherheitsrelevantes Zutrittsrecht gewählt wird.
Gäste können das Gelände also nur betreten, insofern alle angefragten Personen oder Personengruppen Ihre Genehmigung geben. Die Sicherheit Ihres Betriebsgeländes wird dadurch deutlich verbessert, da sichergestellt wird, dass alle relevanten Entscheider über den Besuch informiert sind und diesen freigeben. Je nach Sicherheitsbedürfnis kann der Genehmigungsworkflow zudem ein- oder mehrstufig sein, wodurch besonders sensible Unternehmensbereiche zusätzlich geschützt werden können.
 

Lückenlose Dokumentation des Genehmigungsprozesses

Ein weiterer Vorteil der digitalen Besucherverwaltung liegt in der lückenlosen und fälschungssicheren Dokumentation des gesamten Ablaufs, inklusive aller erteilten Genehmigungen. Dadurch sind sämtliche Schritte auch rückwirkend prüf- und nachvollziehbar. Die Unternehmensverwaltung kann jederzeit einsehen, welche Mitarbeiter welche Gäste autorisieren und welche Bereiche des Unternehmens diese besuchen.

Wer sollte Genehmigungsworkflows nutzen?

Grundsätzlich eignen sich Genehmigungsworkflows im Besuchermanagement für jedes Unternehmen, das betriebsfremde Personen empfängt. Besonders relevant werden sie allerdings in zwei Fällen.
 

Genehmigungsprozesse in großen Unternehmen

Je größer das Unternehmen, desto wichtiger werden effiziente Prozesse. Denn je mehr Besucher empfangen werden, umso hilfreicher sind digitale Systeme, die dafür sorgen, den Überblick über alle Abläufe zu behalten. Digitale Genehmigungsworkflows sind das geeignete Mittel, um ausufernde Zettelwirtschaft und E-Mail Flut zu vermeiden.

Hinzu kommt, dass es in großen Konzernen nicht immer einfach ist, die zur Freigabe benötigte Führungskraft jederzeit persönlich zu sprechen. Das Besuchermanagementsystem erleichtert den Ablauf der Genehmigungseinholung, indem Besuchsplanung und Freigabe in einem System zusammenlaufen.
 

Genehmigungsworkflows in sicherheitssensiblen Industrien

Aber nicht nur große Unternehmen und Konzerne haben einen Bedarf für effiziente Genehmigungsworkflows. Auch für kleinere Betriebe ist das Softwaremodul von Bedeutung, wenn sie sich in sicherheitssensiblen Branchen bewegen.

Lebensmittel, Pharma, Finanzbranche, Chemie. Die Liste der Industrien mit einem gesteigerten Sicherheitsbedürfnis ist lang. Überall dort, wo jeder Werksbesuch genauesten geplant und dokumentiert werden muss, sollte nicht auf einen effizienten Genehmigungsprozess verzichtet werden. Durch die zusätzliche Kontrolle aller Besuchsvorgänge sinkt die Fehlerquelle und kann der Werkszugang durch ungewünschte Personen vermieden werden.