LKW kommen und gehen – die Sicherheit bleibt

Das alles am liebsten auch noch effektiv und schnell, so dass der reibungslose Ablauf des Betriebs nicht gestört wird. Astrum IT löst diese Herausforderung mit seinem Besucher- und LKWManagementsystem Visit.net. 

Unternehmen, die auf ihrem Werksgelände Waren und Güter umsetzen, sehen sich mit dem Thema Lieferverkehr einer nicht unerheblichen Management-Aufgabe gegenüber – gerade was die korrekte, sichere und effektive Abwicklung angeht. Logistische Prozesse müssen minutiös aufeinander abgestimmt, Just-In-Time-Geschäfte durchgeführt und Lieferungen aus der ganzen Welt angenommen und eingelagert werden. Da braucht es intelligente Systeme und sinnvolle Schnittstellen, um Abläufe wo es geht zu automatisieren, zu beschleunigen und abzusichern.

Sicherheit und Effektivität stehen an erster Stelle für den Werkschutz und die Mitarbeiter an der Pforte. Und das nicht nur beim Besucher- und Personenverkehr auf dem Werksgelände, sondern erst recht bei der Kontrolle, Überwachung und letztlich dem Management des Fahrzeug- und Lieferverkehrs. Wie viele Lastwagen befinden sich auf dem Gelände? Was haben sie geladen? Wer muss Bescheid bekommen? Welcher LKW muss wo als nächstes entladen werden? Sind sie beim Verlassen des Geländes wirklich leer? Waren sie schon einmal da? Kennen die Fahrer die Sicherheitsbestimmungen? War ein Beifahrer dabei? Ist der Beifahrer auch wieder mit ausgefahren? Das sind nur einige sicherheits- und organisationskritische Fragen. Moderne Systeme, intelligent gekoppelt mit bestehenden und informationsvorhaltenden Systemen, können hier helfen und bringen oft eine ganze Reihe Funktionen und Möglichkeiten mit, um das Rein und Raus des Lieferverkehrs für alle Beteiligten einfacher zu machen.

Der Vorgang beginnt bevor die Schranke hochgeht

Um das Tagesgeschäft besser zu planen, hilft das Erfassen bereits bekannter Informationen in einer Voranmeldung. Sprich: Wer kommt wann, um was zu tun? Spedition, Kennzeichen, Fahrer und Beifahrer, Anhänger oder nicht, Zutrittsberechtigung, Anlieferung oder Abholung, Ladestelle – sind diese Informationen im Vorfeld bekannt, so können sie weit vor Eintreffen des LKWs erfasst werden. Bei der Ein- und Ausfahrt wird dann erheblich Zeit gespart, eine Warteschlange am Tor vermieden und eine zügige Abwicklung gewährleistet.

Die Pflicht der Sicherheitsunterweisung

Die gesetzliche Unfallversicherung fordert, dass die Unfallverhütungsvorschriften auch für Nichtbeschäftigte gelten. Dies betrifft demnach auch Besucher und Mitarbeiter von Drittfirmen, die ins Unternehmen kommen. Liegen Sicherheitsunterweisungen für LKW-Fahrer vor, so kann über moderne Systeme, gekoppelt mit der Voranmeldung, eine Information an den Werkschützer herausgegeben werden, sobald ein LKW-Fahrer einfahren möchte, der noch keine Sicherheitsunterweisung durchgeführt hat. Ob an einem Terminal oder mit einem mobilen Device, die technischen Lösungen sind, was die Durchführung angeht, vielfältig. Bei der Auswahl eines passenden Systems, sollte auf eine einfache Aktualisierung der Unterweisung und bei Bedarf auf den standortübergreifenden Einsatz geachtet werden.

Ein mögliches Szenario:

• Das LKW-Managementsystem prüft bei Ankunft automatisch, ob bereits eine Unterweisung durchgeführt wurde oder ob eine bereits vorhandene Unterweisung noch Gültigkeit besitzt.
• Muss eine Sicherheitsunterweisung gemacht werden, können die Inhalte bspw. über ein Tablet oder Terminal vermittelt werden.
• Ob die Unterweisung verstanden wurde, wird anschließend mittels Kontrollfragen geprüft.
• Erst wenn die Sicherheitsunterweisung erfolgreich durchgeführt wurde, kann der Anmeldevorgang fortgeführt und die gültige Unterweisung im System dem Fahrer zugeordnet werden.

„Können Sie das bitte wiederholen?“ – automatische Kennzeichenerkennung

Spielt das Thema Automatisierung eine Rolle im LKW-Management, bietet die Kennzeichenerkennung spannende Lösungen. Fährt ein Fahrzeug an das Tor heran, kann z.B. über Kameras das Kennzeichen erkannt werden, mit Vorgängen im System abgeglichen werden und die entsprechende Voranmeldung - sofern vorhanden - erscheint automatisch auf dem Bildschirm des Pförtners. So werden Eingabefehler umgangen und der Aufwand für die Suche nach der Voranmeldung erübrigt sich. Ähnliche Szenarien decken Systeme heute auch für die Ausfahrt ab: Der LKW-Fahrer hat seine Ladung abgeliefert, fährt zum Ausgangs-Tor, das Kennzeichen wird eingelesen und mit offenen Besuchsvorgängen abgeglichen. Bei Übereinstimmung wird die Schranke geöffnet und der Vorgang im System automatisch beendet. Eine Möglichkeit, die bei personenlosen LKW-Pforten eine große Unterstützung ist. Wenn das Personal fehlt: Automatische Schrankensteuerung Müssen LKW-Einfahrten zum Werksgelände ohne Personal auskommen, hilft eine automatische Schrankensteuerung. Der ankommende Fahrer registriert sich an einem Terminal oder signalisiert durch Eingabe einer PIN seine Ankunft. Ist der Besuch bestätigt und sind alle Daten korrekt erfasst, wird der Eingang freigegeben und die Schranke mit Hilfe des ausgegebenen Ausweises geöffnet.

Pager schaffen Ordnung

Warteschlangen bilden sich auf dem Gelände, Ladungen landen am falschen Tor oder bei den falschen Mitarbeitern - um den Ablauf von der Einfahrt bis zur Ausfahrt des LKW ordentlich zu managen, kann ein Pagersystem helfen. Auch hier sind die Szenarien vielfältig – hier ein bewährtes Beispiel aus der Praxis: Bereits an der Pforte und mit Beginn des Besuchsvorgangs bekommt der Fahrer einen Pager und eine Parkplatzzelle zugewiesen, um auf einen freien Entladeplatz zu warten. Vorteil für die Logistik und den Werkschutz: Im System sind alle abrufbereiten LKWs in einer Liste zu sehen. Ist der für seine Ladung zuständige Mitarbeiter und die entsprechende Laderampe frei, bekommt der Fahrer via Pager die Nummer der Rampe übermittelt und fährt dorthin. Nach dem Entladen fährt der LKW zum Ausgangs-Tor und wirft den Pager in einen dafür vorgesehenen Behälter. Ist der Pager mit einem RFID-Chip ausgestattet, kann dieser über den Einwurf ausgelesen werden und somit eine entsprechende Information ans System schicken. Der Besuchsvorgang kann dadurch automatisch beendet und die Schranke zur Ausfahrt gehöffnet werden.

LKW-Waage

Ein zusätzlicher Vorgang, der die Kontrolle für die Logistik erleichtert, kann ebenfalls über das Managementsystem gelöst werden: Mit einer Schnittstelle zur LKW-Waage. Bei diesem Szenario wird der LKW vor dem Ladevorgang gewogen und das Gewicht automatisch zum Besuchsvorgang im System hinterlegt. Beim Ausfahren wird erneut gewogen und die Differenz kann mit der Ladung verglichen werden. Damit steht ein zusätzliches Kontrollwerkzeug zur Verfügung mittels dem geprüft werden kann, ob alles abgeliefert wurde oder im Falle einer Abholung, nicht zu viel eingeladen wurde.

• Intelligente Managementsysteme halten nicht nur die nötigen Schnittstellen zur Automatisierung vor, sie bieten weitere wichtige Möglichkeiten, um Prozesse sicherer zu machen und zu verbessern:
• Über Auskunftsfunktionen geben aussagekräftige Listen dem Werkschutz und den Sicherheitsbeauftragten jederzeit einen Überblick über das Geschehen am Standort.
• Mit im System erfassten und relevanten Daten lässt sich beispielsweise die Aufenthaltsdauer eines LKW ermitteln und entsprechend optimieren.
• Mittels einer Quittier-Funktion können ordnungsgemäße Warenanlieferungen und deren Annahme gekennzeichnet werden (z.B. über einen Barcode-Scanner). Der LKW-Verkehr auf dem Gelände wird dadurch zügig abgewickelt und transparent.
• Ebenfalls der Sicherheit geschuldet ist die Fahrzeugkontroll-Funktion. Vom System per Zufall ausgewählte Fahrzeuge werden bei der Einfahrt kontrolliert. Ist das Fahrzeug „unsicher“ kann dies über eine Bemerkung im System vermerkt werden, z.B. Ladung nicht gesichert. Über die Auswertung kann eine Liste mit „unsicheren Fahrzeugen“ erstellt werden.

Letztlich kommt es auf die spezifischen Anforderungen im sicherheitskritischen und logistischen Umfeld an, auf welches System die Wahl fällt. Die beiden Hauptaugenmerke dabei sollten jedoch sein: Lässt sich ein Tool in die bestehende Systemlandschaft integrieren? Und: Kann es mit dem Unternehmen weiter wachsen und sich an künftige Entwicklungen anpassen?

Visit.net – Offen für die Zukunft

Grundlegend für ein effizientes System ist die Abdeckung des gesamten Prozesses des LKW-Managements – von der Voranmeldung über die Anmeldung an der Pforte bis hin zur Ausfahrt. Moderne Systeme verwalten mehrere Standorte mit mehreren Einfahrten und decken unterschiedliche Besuchsarten ab. Unter Berücksichtigung dieser unterschiedlichen Anforderungen bietet das Besucher- und LKW-Managementsystem Visit.net von Astrum IT eine Lösung. Mithilfe der webbasierten Software können Unternehmen sowohl ihre Risiken senken als auch den Aufwand – und damit die Kosten – bei allen Besuchs-Prozessen gering halten.

Das ganzheitliche System deckt alle Stationen des Besuchermanagements ab und verwaltet den Lieferverkehr auf dem Gelände eines Unternehmens. Die Benutzerfreundlichkeit macht den Mitarbeitern die Anwendung so leicht wie möglich. Visit.net bietet Unternehmen maximalen Schutz, denn es nutzt modernste Sicherheitstechnologien. Außerdem erstellt das System für jede Ebene Auswertungen auf Knopfdruck. Beispielsweise lässt sich die Anzahl externer Personen auf dem Betriebsgelände auf einen Blick feststellen. Auch umfassendere Analysen sind kein Problem, etwa Besuchshäufigkeiten, Besuchshistorien etc. Auf diese Weise lassen sich Unregelmäßigkeiten und auffällige Muster schnell erkennen. So unterstützt das System die Risikominimierung – ohne Aufwand und Kosten zu maximieren.