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Mehrstufige Workflows im Besuchermanagement

MIT VISIT SICHERHEITSMAßNAHMEN BEIM BESUCHSPROZESS ERHÖHEN

Mit der Marke VISIT überzeugt die 1992 gegründete ASTRUM IT GmbH seit Jahren ihre Kunden. Die Besuchermanagementsoftware VISIT ist eine skalierbare Lösung, mit der Sie einen 360°-Blick auf das Werksgelände haben.

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Das System bietet eine Synthese aus den Bereichen Digitales Besuchermanagement, Logistikverwaltung und einem Schulungstool! Von der Terminkoordination über die Registrierung, bis hin zu Mitarbeiterunterweisungen mit nur einer Software alle Prozesse kombiniert werden. Durch die Integration von mehrstufigen Genehmigungsworkflows direkt in den Besuchermanagementprozess werden nun sensible Bereiche und kritische Arbeitsvorgänge im Unternehmen einfach und effizient geschützt.

VISIT - NEUES MODUL VISIT Secure - Genehmigungsworkflow

Die Erlanger Software-Experten für Digitale Vitalität haben ihre Marke VISIT um das neue Modul VISIT Secure – Genehmigungsworkflow erweitert. Der Anmeldeprozess wird durch automatisierte Abläufe für Mitarbeiter*innen vereinfacht, nachvollziehbar abgewickelt und dabei zu jederzeit lückenlos dokumentiert.

Mit dem VISIT Secure – Genehmigungsworkflow ist der Freigabeprozess automatisiert in die Besucheranmeldung integriert. Sobald bestimmte Bereiche innerhalb des Werksgeländes besonders schützenswert sind, müssen Maßnahmen ergriffen werden, um diese vor ungewollten Zutritten abzuschirmen.

Sobald ein Mitarbeitender eine Voranmeldung für einen Besuchenden anlegt und dabei einen genehmigungsbedürftigen Vorgang auslöst, erhalten vordefinierte Personengruppen oder die besuchten Mitarbeitenden im Unternehmen eine Benachrichtigung per Mail. Erst nach Freigabe durch den oder die Mitarbeiter kann der Besuch begonnen werden.

Genehmigungsworkflows: effizient und einfach

Effizient und einfach ist es auch. Zeit und Aufwand werden im Rahmen gehalten und das Augenmerk bleibt bei den wichtigen Dingen. Nichtsdestotrotz werden die Sicherheitsmaßnahmen deutlich erhöht. Warum? Der Freigabeprozess baut zusätzliche (mehrstufige) Sicherheitsebenen in den Besuchsvorgang ein und schafft dadurch einen höheren Schutz des Werksgeländes, sensibler Bereiche und der Mitarbeiter. Gleichzeitig werden alle notwendigen rechtlichen Vorgaben wie die DSGVO-konforme Speicherung persönlicher Daten innerhalb des Prozessablaufes berücksichtigt.

Werksbereiche, die besonders geschützt werden müssen, sind nur ein Anwendungsfall der Genehmigungsworkflows im Besuchermanagement. Darüber hinaus wird das Thema genehmigungspflichtige Vorgänge immer präsenter. Worin liegt hier die Gefahr für ein Unternehmen? Sobald bei einem Arbeitsvorgang beispielsweise Brandgefahr besteht, müssen in Unternehmen laut der Brandschutzordnung besondere Maßnahmen ergriffen werden. Das heißt, der Werksschutz muss die Vorgänge überwachen, um einen Brandvorfall zu vermeiden.

Wie kann also das Management betriebsfremder Personen helfen, diese Prozesse einfach, sicher und nachvollziehbar dokumentiert abzubilden und alle verantwortlichen Mitarbeitenden entsprechend zu informieren? Sobald in der Software eine Voranmeldung einer bestimmten Besuchsart gestartet wird, in der kritische Arbeitsvorgänge Inhalt sind, wird im Hintergrund ein Genehmigungsworkflow gestartet. Vordefinierte Personen oder eine konfigurierbare Gruppe erhalten den Besuchsvorgang zur Prüfung. Der Gast wird erst per Mail über die Besuchsdetails informiert, sobald alle notwendigen Genehmigungen erteilt wurden. Ist diese nicht erteilt, kann auch der Besuchsvorgang nicht gestartet werden.

Über das VISIT Dashboard behalten die verantwortlichen Mitarbeitenden stehts den Überblick über alle Status der Berechtigung und können noch vorzunehmende Genehmigungen einsehen.

VISIT_Besuchermanagement_Genehmigungsworkflow_Workflow

Erfahren Sie weitere Informationen hier oder lassen Sie sich direkt von unseren Experten beraten.

News-Kategorie: In der Presse
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