Professionelles Besuchermanagement: Überzeugend, effizient und sicher

Seit mehr als 25 Jahren bietet ASTRUM IT innovative Software-Technologien an, kombiniert mit professionellem Know-how - von der Systemplanung und Software-Entwicklung bis zum einsatzbereiten System. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Entwicklung von maßgeschneiderten ITProdukten und IT-Dienstleistungen für die Medizintechnik, den Healthcare-Sektor und den Sicherheitsbereich Mit dem Besuchermanagementsystem „VISIT.net“ bedient das Unternehmen mittelständische Firmen gleichermaßen wie Konzerne, da es skalierbar ist. Die Security Insight sprach darüber mit Ingo Kauffmann, er ist Bereichsleiter Security Technologies.

SECURITY insight: Was muss ein modernes Besuchermanagementsystem heute bieten?

Ingo Kauffmann: Der erste Eindruck zählt. Ein professioneller und freundlicher Empfang ist die Visitenkarte der Unternehmenskultur. Gleichzeitig müssen beim Besuchermanagement Sicherheitsaspekte und Effizienzkriterien beachtet werden. In diesem Spannungsfeld unterschiedlicher Anforderungen bietet unser Besuchermanagementsystem „VISIT.net“ eine ideale Lösung. Mithilfe unserer webbasierten Software können Unternehmen sowohl ihre Risiken senken als auch den Aufwand – und die Kosten – bei allen Prozessen gering halten, die mit Besuchsvorgängen verbunden sind.

Vor welchen Herausforderungen stehen die Kunden der Astrum IT GmbH tagtäglich?

An großen Firmenstandorten ist es keine Seltenheit, dass eine Vielzahl von Mitarbeitern täglich mehrere hundert Personenbesuche und LKW-Einfahrten organisiert, die dann durch das Personal an der Pforte empfangen werden. Da braucht es Besuchermanagementsysteme mit hoher Alltagstauglichkeit, die Mitarbeiter, Werkschützer, die IT und das Management gleichermaßen überzeugen.

Wie reagiert Ihr Unternehmen auf diese Anforderungen?

Grundlegend für ein effizientes System ist die Abdeckung des gesamten Prozesses des Besuchermanagements, von der Terminvereinbarung durch den Mitarbeiter über die Anmeldung an der Pforte bis hin zum Besuchsende. Neben dem Personenverkehr spielt der PKW- und LKW-Verkehr oft eine wichtige Rolle. Logische Bedienkonzepte ermöglichen unseren Kunden einen intuitiven Umgang mit dem System und sorgen so für die notwendige Akzeptanz, um die Einführung bei den zuständigen Mitarbeitern reibungslos zu gestalten.

Gibt es Punkte, die den Einsatz Ihrer Lösung unabdingbar machen?

Da ist zum Beispiel unter anderem das Modul Sanktionslistenprüfung. Die Sanktionslisten der Vereinten Nationen bilden nämlich die Grundlage der meisten personen- und organisationsbezogenen Sanktionslisten. In ihnen finden sich Personen, Unternehmen und Organisationen, mit denen es laut UN verboten ist, geschäftliche Beziehungen zu unterhalten oder finanzielle Transaktionen durchzuführen. Unser System prüft Besucher auf Vermerk in diesen Sanktionslisten automatisch und diese Lösung ist auch im Besuchermanagement „VISIT.net“ integriert. In der Praxis könnte das so aussehen: Über die Voranmeldung wird ein Besucher mit allen bekannten Daten wie Name, Unternehmen und Adresse im Besuchermanagement angelegt. Diese Informationen reichen bereits aus, um einen Abgleich mit einer Sanktionsliste durchzuführen. Das Besuchermanagement schickt im gewünschten Intervall die Daten an die Sanktionslisten-Software, welche diese mit der aktuellen Terrorliste abgleicht. Ergeben sich Übereinstimmungen, werden diese im Besuchermanagementsystem angezeigt und, beispielsweise vom Sicherheitsbeauftragten, eingesehen. Dieser hat nun die Möglichkeit den Verdacht zu überprüfen und im System zu bestätigen oder aufzuheben. Der Prüfung unterliegen vorangemeldete, aber auch abgelaufene Besuche. Wichtig für den Nachweis: Sowohl der eigentliche Prüfvorgang, als auch das Ergebnis werden dokumentiert.

Ihr System bietet einen umfangreichen und auch individuellen Funktionskatalog: Welches sind denn die wichtigsten Module und Funktionen?

Zum Beispiel die intelligente Pforte, die in vielen Situationen sinnvoll ist. Manche Firmen haben ein extrem hohes Besucheraufkommen oder eine zweite Pforte zum Gelände wäre erforderlich, das notwendige Personal ist aber nicht vorhanden. In all diesen Fällen eignet sich eine intelligente Pforte für die Abwicklung der Besuche. Die Anwendungsfälle und auch die Umsetzung in der Praxis sind vielfältig. Selbst eine biometrische Erkennung ist integrierbar. Eine andere Funktion des Systems ist der Online- Check-In: Über ein Terminal für den Self-Service können sich Besucher, LKW-Fahrer oder Fremdfirmenmitarbeiter selbst anmelden, einen vorangemeldeten Besuch beginnen oder beim Verlassen des Geländes wieder beenden.

Stichwort Fremdfirmenmanagement: Welche Lösungen bietet das System hier?

Mit „VISIT.net“ wird die Sicherheitsunterweisung des Fremdfirmenpersonals direkt vor Ort durchgeführt. Der Empfang steht als Gesprächspartner bei Rückfragen zur Verfügung, wie es die DGUV Regeln fordern. Die allgemeine Sicherheitsunterweisung wird vor Arbeitsantritt durchgeführt und erst dann Eintritt ins Unternehmen gewährt. Bei Fremdfirmen aus dem Ausland ist es durch den Einsatz elektronischer Hilfsmittel möglich, mehrere Sprachen abzudecken. Werden gleich ganze Gruppen von Fremdfirmenmitarbeitern beauftragt, kann im System ein Ansprechpartner benannt werden und was auch immer wieder nachgefragt wird: Auch der Einsatz von Subunternehmen wird unterstützt.

Was sagen die Kunden?

Wir haben viele zufriedene Kunden, die unser System teilweise seit der ersten Generation nutzen. Auf unserer Internetseite haben wir einige Kundenstimmen veröffentlicht. Wir bieten natürlich auch regelmäßig neue Features und wachsen mit den Anforderungen des Marktes.