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GIT Sicherheit und Management

Sanktionslistenprüfung - Wir müssen draußen bleiben!

Exportierende Unternehmen müssen kontrollieren, ob gegen Geschäftspartner Sanktionen verhängt wurden, um selbst nicht in die Situation der Strafverfolgung zu geraten. Im bereits komplexen Umfeld des internationalen Handels ist dies eine organisatorische Herausforderung.

Artikel 09-2016

Dies geschieht u.a. durch den Abgleich sogenannter Sanktionslisten: Der wirtschaftliche Umgang mit Personen die hier aufgeführt sind kann unter Umständen strafrechtlich verfolgt werden. Eine effiziente Lösung für diesen Sanktionslistenabgleich in der unternehmerischen Praxis bietet das Besuchermanagementsystem Visit.net von Astrum IT.

Der Sicherheitsrat der Vereinten Nationen hat nach den Anschlägen des 11. September 2001 eine Reihe von Beschlüssen zur Bekämpfung des Terrors auf den Weg gebracht. Die Europäische Gemeinschaft hat diese aufgegriffen und auf deren Basis rechtsverbindliche Verordnungen erlassen. Das Ziel ist, die Interaktion mit terroristischen Organisationen oder mit diesen in Verbindung stehende Personen zu vermeiden und ihnen die wirtschaftliche Grundlage für Geschäfte und finanzielle Transaktionen zu nehmen.

Seit dem gibt es nicht mehr nur länderspezifische Embargos, sondern auch personen- oder organisationsbezogene. Aufgeführt sind diese Organisationen und Personen in den sogenannten Sanktionslisten. Herausgegeben werden sie vom Sicherheitsrat der Vereinten Nationen, der Europäischen Gemeinschaft, der Europäischen Union, der Weltbank oder länderspezifischen, wirtschaftlichen Institutionen und gelten als unumgängliches Kontrollwerkzeug.

Der geschäftliche Umgang und Handel mit den dort aufgeführten Personen, Unternehmen und Organisationen ist verboten. Das bedeutet für exportierende Unternehmen zu kontrollieren, ob gegen Geschäftspartner Sanktionen verhängt wurden, um selbst nicht in die Situation der Strafverfolgung zu geraten. Im bereits komplexen Umfeld des internationalen Handels ist dies eine organisatorische Herausforderung.

Wirtschaftlicher Umgang untersagt

Sanktionslisten, Terrorlisten, Blacklists – die Namen sind unterschiedlich, die Bedeutung immer dieselbe. Es geht um Personen, mit denen der wirtschaftliche Umgang laut den Verordnungen der Europäischen Gemeinschaft und der Europäischen Union verboten ist und strafrechtlich verfolgt wird. Gerade Unternehmen, die als zugelassener Wirtschaftsbeteiligter (‚ZWB‘ oder englisch Authorized Economic Operator ‚AEO‘) vom Zoll geprüft und zertifiziert wurden, um innerhalb der gesamten EU in einem vereinfachten Verfahren ihren Handel zu betreiben, betrifft diese notwendige Überprüfung ihrer Handelskontakte. Aber auch für alle Firmen, die mit betriebsfremden Personen auf dem Gelände arbeiten und Handel außerhalb der EU betreiben, ist der Abgleich relevant.

Sanktionslisten unterliegen der ständigen Änderung und Aktualisierung – und das macht einen automatisierten Prozess für den Datenabgleich geradezu unabdingbar. So gibt es mittlerweile einige Anbieter, die Systeme zur Kontrolle und zum Vergleich vorliegender Daten anbieten. In regelmäßigen Abständen werden hier Kunden-, Lieferanten- oder auch Personalstammdaten gecheckt. Ob mit oder ohne Installation einer Software, online am PC oder unterwegs über verschiedene mobile Devices. Das Angebot ist vielfältig, um bestehende Informationen zu überprüfen.

Besucher und neue Geschäftspartner

Doch was ist mit Personen oder Firmen, mit denen sich ein Geschäft erst anbahnt? Potentielle neue Geschäftspartner kommen das erste Mal zu einem Gespräch, es gibt noch keine Stammdatensätze, keine Kundenkartei und keinen Lieferanteneintrag. Auf welche Informationen zur Überprüfung kann zurückgegriffen werden? Müssen jetzt Pförtner und Empfangsdame beim Eintreffen eines Besuchers, Lieferanten oder Fremdfirmenmitarbeiter in einer Liste nach einer Übereinstimmung suchen?

Der Aufwand wäre immens. Eine Überprüfung von Besuchern oder Fahrern ist bislang ohne größere Umstände nicht möglich gewesen. Hier kann eine Besuchermanagementlösung greifen, die in der Regel das erste System ist, mit dem neue Kontakte festgehalten werden. Intelligent in den Besucher-Workflow eingebunden, können Personen und Organisationen diskret, effizient und sicher überprüft werden.

Lösung per Besuchermanagement

In der Praxis könnte das so aussehen: Über die Voranmeldung wird ein Besucher mit allen bekannten Daten wie Name, Unternehmen und Adresse im Besuchermanagement angelegt. Diese Informationen reichen bereits aus, um einen Abgleich mit einer Sanktionsliste durchzuführen. Das Besuchermanagement schickt im gewünschten Intervall die Daten an die Sanktionslisten-Software, welche diese mit der aktuellen Terrorliste abgleicht. Ergeben sich Übereinstimmungen, werden diese im Besuchermanagementsystem angezeigt und, beispielsweise vom Sicherheitsbeauftragten, eingesehen. Dieser hat nun die Möglichkeit den Verdacht zu überprüfen und im System zu bestätigen oder aufzuheben. Der Prüfung unterliegen vorangemeldete, aber auch abgelaufene Besuche. Wichtig für den Nachweis: Sowohl der eigentliche Prüfvorgang, als auch das Ergebnis werden dokumentiert.

Für Unternehmen liegen die Vorteile damit auf der Hand: Es kann eine AEO-Richtlinienkonforme Erfassung von Lieferanten und anderen betriebsfremden Personen geben. Da die Überprüfung über Schnittstellen erfolgt, ist der Workflow automatisiert, dokumentiert und erfolgt im Hintergrund ohne weiteren Aufwand. Nicht nur fremde Firmen werden überprüft, sondern auch Besucher und deren Firmen, die bislang vernachlässigt wurden.

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