Sicherheitsunterweisung für Fremdfirmen und Besucher

Die Vorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) sowie arbeitsschutzrechtliche Vorgaben verpflichten Unternehmen dazu, eine angemessene Sicherheitsunterweisung von Fremdfirmen und Besuchern sicherzustellen und zu dokumentieren. Als Anbieter digitaler Lösungen für Besuchermanagement kennt ASTRUM IT die praktischen und rechtlichen Anforderungen genau – und zeigt, wie Sie Ihre Fremdfirmenunterweisung und Besucherunterweisung effizient, revisionssicher und DSGVO-konform umsetzen können.

Was ist eine Sicherheitsunterweisung für Besucher und Fremdfirmen?

Eine Sicherheitsunterweisung für Besucher und Fremdfirmen dient dazu, betriebsfremde Personen vor Aufnahme ihrer Tätigkeit oder ihres Aufenthalts über standortspezifische Risiken und Verhaltensregeln zu informieren. Gerade in produzierenden Unternehmen, in der Logistik oder im Umgang mit Gefahrstoffen ist eine strukturierte Unterweisung zur Arbeitssicherheit der Besucher unverzichtbar. Sie weist unter anderem auf folgende Aspekte hin:

• Gefahrenquellen im Betrieb (z. B. Maschinen, Staplerverkehr, Chemikalien)
• Flucht- und Rettungspläne
• Standorte von Erste-Hilfe-Einrichtungen
• Brandschutzmaßnahmen
• Verhaltensregeln wie Rauchverbote, das Einhalten gekennzeichneter Wege oder das Verbot von Foto- und Videoaufnahmen
• Pflicht zum Tragen von Besucherausweisen
• Notwendige persönliche Schutzausrüstung (PSA), z. B. Helme, Sicherheitsschuhe oder Atemschutz

Die konkrete Unterweisung für Besucher hängt häufig vom Aufenthaltsbereich ab. Während im Büro geringere Gefahren bestehen, gelten in Produktion oder Lager deutlich strengere Vorschriften. Eine differenzierte Sicherheitsunterweisung nach Besuchsart oder Einsatzbereich ist daher essenziell, gerade auch für Fremdfirmen.

Fremdfirmenunterweisung: Besondere Anforderungen

Die Fremdfirmenunterweisung betrifft Mitarbeitende externer Unternehmen, die im Rahmen eines Werk- oder Dienstvertrags auf Ihrem Gelände tätig sind. Dazu zählen unter anderem:

• Subunternehmer
• Handwerker
• Service-Techniker
• Reinigungsfirmen
• Lieferanten und LKW-Fahrer

Im Rahmen der Unterweisung von Fremdfirmen nach DGUV ist der Auftraggeber verpflichtet, beim Schutz der Beschäftigten externer Unternehmen mitzuwirken. Er muss sicherstellen, dass diese angemessen unterwiesen wurden. In bestimmten Konstellationen ist zudem eine verantwortliche Person zur Abstimmung zwischen den beteiligten Unternehmen zu benennen.

Die Einweisung von Fremdfirmen ist häufig komplexer als eine klassische Besucherunterweisung. Externe Dienstleister führen teilweise Arbeiten aus, die selbst Gefahren verursachen – beispielsweise Schweißarbeiten, Wartungen an Maschinen oder Tätigkeiten mit Gefahrstoffen. Hier müssen Schnittstellenrisiken klar geregelt und Verantwortlichkeiten definiert werden.

Für Lieferverkehre und Spediteure bietet VISIT von ASTRUM IT ergänzend eine Yard-Management-Lösung. Diese ermöglicht nicht nur die Steuerung von Anliefer- und Abholprozessen, sondern auch die strukturierte Sicherheitsunterweisung für Besucher wie LKW-Fahrer – inklusive Dokumentation.

Sicherheitsunterweisung: Dokumentationspflicht und DSGVO

Unternehmen unterliegen einer klaren Dokumentationspflicht. Im Schadensfall ist außerdem eine revisionssichere Dokumentation der Sicherheitsunterweisung für Besucher oder der Fremdfirmenunterweisung entscheidend, um Haftungsrisiken zu minimieren.
Gleichzeitig gelten die Anforderungen der DSGVO:

• Datensparsamkeit
• Zweckbindung
• Anspruch auf Löschung personenbezogener Daten

In der Praxis empfiehlt sich für die Dokumentation der Sicherheitsunterweisungen eine Aufbewahrungsdauer von zwei Jahren. Bei laufenden Rechtsstreitigkeiten – etwa infolge eines Unfalls – kann eine längere Aufbewahrung erforderlich sein.

Digitale Systeme wie VISIT unterstützen eine revisionssichere Dokumentation und berücksichtigen gleichzeitig die datenschutzrechtlichen Vorgaben. Das Modul Sicherheitsunterweisung stellt sicher, dass betriebsfremde Personen vor Besuchsbeginn korrekt unterwiesen wurden – inklusive Protokollierung von Zeitpunkt, Inhalt und Bestätigung. Damit bleibt nachvollziehbar, welche Person zu welchem Zeitpunkt welche Fassung der Unterweisung absolviert hat. Die Durchführung kann in VISIT eingesehen und für Nachweiszwecke exportiert werden. Optional lässt sich die erfolgreiche Teilnahme zusätzlich durch eine digitale Unterschrift des Besuchers dokumentieren.

Gleichzeitig kann bei VISIT auch festgelegt werden, wie lange eine Sicherheitsunterweisung gültig bleibt. So brauchen Besucher und Fremdfirmen-Mitarbeiter die Unterweisung einerseits nicht bei jedem Besuch neu zu durchlaufen. Andererseits wird sichergestellt, dass das Wissen regelmäßig aufgefrischt wird.

Ein besonderer Vorteil von VISIT ist die integrierte Versionierung von Sicherheitsunterweisungen. Werden Inhalte angepasst, kann eine neue Revision erstellt werden. Dabei entscheidet das Unternehmen selbst, ob bereits absolvierte Unterweisungen weiterhin gültig bleiben oder erneut durchgeführt werden müssen. So lassen sich beispielsweise Rechtschreibkorrekturen, Designanpassungen oder andere redaktionelle Änderungen veröffentlichen, ohne alle betroffenen Personen unnötig erneut zu unterweisen. Bei relevanten inhaltlichen Änderungen kann die bisherige Version dagegen gezielt ungültig gesetzt werden.

Vorlagen für die Sicherheitsunterweisung – sinnvoll oder nicht?

Eine allgemeine Vorlage für eine Sicherheitsunterweisung von Fremdfirmen oder Unterweisung für Besucher ist nur bedingt geeignet. Die konkreten Gefährdungen unterscheiden sich je nach Branche, Standort und Tätigkeitsbereich erheblich. Sinnvoller sind Vorlagen für die Dokumentation. Berufsgenossenschaften stellen hierfür Muster bereit. Grundsätzlich genügt eine nachvollziehbare Dokumentation des Zeitpunkts der Unterweisung in Kombination mit einer Bestätigung wie:

„Ich habe die Inhalte der Sicherheitsunterweisung zur Kenntnis genommen und verstanden.“

Moderne Systeme sollten nicht nur dokumentieren, dass Inhalte angezeigt wurden. Mit optionalen Verständnisfragen kann in VISIT geprüft werden, ob die vermittelten Informationen verstanden wurden. Die Sicherheitsunterweisung kann aus Folien, Videos und Kontrollfragen bestehen. Dadurch lässt sich die Durchführung nachvollziehbarer dokumentieren und gleichzeitig die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden erhöhen.

Mit dem integrierten Safety Instruction Designer können Unternehmen ihre Sicherheitsunterweisungen selbst erstellen, pflegen und aktualisieren. Inhalte lassen sich in verschiedenen Sprachen mit Text, Bild und Videos und optionalen Kontrollfragen aufbauen. Anpassungen können damit eigenständig vorgenommen werden, ohne für jede inhaltliche oder gestalterische Änderung einen externen Dienstleister beauftragen zu müssen.

Unterweisungs-Terminals und Online-Sicherheitsunterweisung

Eine Sicherheitsunterweisung für Besucher oder Einweisung von Fremdfirmen kann grundsätzlich auch mündlich oder papierbasiert erfolgen. Allerdings sind diese Verfahren organisatorisch aufwendig, fehleranfällig und nicht immer datenschutzkonform. Digitale Lösungen wie ein Sicherheitsunterweisungs-Terminal oder eine Online-Sicherheitsunterweisung bieten klare Vorteile:

• Durchführung im Rahmen der Selbstanmeldung am Terminal, Kiosk bzw. Tablet oder Integration in den Online Check-in
• Mehrsprachige Inhalte
• Automatische Gültigkeitsprüfung
• Revisionssichere und datenschutzkonforme Dokumentation

Im System VISIT lassen sich einer Besuchsart eine oder mehrere Sicherheitsunterweisungen zuordnen und in einer definierten Reihenfolge ausspielen. Dadurch können Unterweisungen modular aufgebaut und passend zur jeweiligen Personengruppe kombiniert werden. Ein Besucher erhält beispielsweise allgemeine Standortregeln, während für Handwerker zusätzliche Inhalte zu persönlicher Schutzausrüstung, Heißarbeiten oder besonderen Gefahrenbereichen vorgesehen werden können. Lieferanten und LKW-Fahrer wiederum erhalten gezielt die für Verkehrswege, Be- und Entladung oder das Verhalten auf dem Betriebsgelände relevanten Informationen. So müssen Personen nur die Inhalte absolvieren, die für ihren konkreten Besuch erforderlich sind.

Die Sicherheitsunterweisung ist dabei nicht als isolierter E-Learning-Prozess angelegt, sondern direkt mit dem Besuchsvorgang verknüpft. Für den Start eines Besuchs müssen die für die jeweilige Besuchsart erforderlichen Unterweisungen gültig vorliegen. VISIT prüft automatisch, ob eine Unterweisung noch gültig ist oder erneut durchgeführt werden muss.

Je nach Prozess kann die Unterweisung bereits vor dem Besuch über den Online Check-in, vor Ort am Kiosksystem oder Tablet sowie außerhalb des Systems, beispielsweise im Rahmen einer persönlichen Gruppenunterweisung, durchgeführt werden. Auch systemfremd absolvierte Unterweisungen können dokumentiert und zentral nachgewiesen werden.

Um einen Besuchsvorgang zu starten, muss eine gültige Unterweisung vorliegen. Die Durchführung ist möglich:

• am Terminal im Rahmen der Selbstanmeldung (z. B. „Anmeldung Besucher / Handwerker“ oder „Anmeldung Lieferanten“)
• über den VISIT Plus Online Check-in
• oder systemfremd, etwa im Rahmen einer Gruppenunterweisung

Auch Wiederholungszeiträume lassen sich individuell einstellen. Das Modul ist mit der Lizenz „Secure“ erhältlich und fügt sich nahtlos in den Full-Cycle-Ansatz von ASTRUM IT ein – von der Beratung über die Implementierung bis zum Hosting & Betrieb auf deutschen, DSGVO-konformen Servern.

Warum Sicherheitsunterweisungen mit VISIT?

• Intelligente Versionierung mit steuerbarer Gültigkeit bereits absolvierter Unterweisungen
• Mehrere Unterweisungsmodule je Besuchsart und definierbare ReihenfolgeAutomatische Prüfung, ob erforderliche Unterweisungen gültig vorliegen
• Durchführung online, am Kiosk, auf dem Tablet oder im Rahmen einer Gruppenunterweisung
• Mehrsprachige Inhalte mit Folien, Videos und optionalen Verständnisfragen
• Digitale Unterschrift und nachvollziehbare Dokumentation der Durchführung
• Eigenständige Pflege der Inhalte mit dem integrierten Autorentool
• Direkte Einbindung in Besucher-, Fremdfirmen- und Lieferantenprozesse

Fazit: Digitale Fremdfirmen- und Besucherunterweisung als Bestandteil Ihrer digitalen Vitalität

Digitale Lösungen schaffen Transparenz, reduzieren den administrativen Aufwand und unterstützen eine nachvollziehbare Dokumentation. VISIT verbindet die Sicherheitsunterweisung direkt mit Besucher-, Fremdfirmen- und Lieferantenprozessen. Modulare Unterweisungen je Besuchsart, automatische Gültigkeitsprüfungen und eine intelligente Versionierung sorgen dafür, dass jede Person die erforderlichen und aktuellen Inhalte erhält, ohne unnötige Wiederholungen. Mit unterschiedlichen Durchführungswegen, Wirksamkeitskontrollen und dem integrierten Autorentool lässt sich der Prozess flexibel an Standorte, Personengruppen und betriebliche Anforderungen anpassen.

Mit VISIT bietet ASTRUM IT eine maßgeschneiderte, skalierbare Lösung von einem ISO-zertifizierten Anbieter, die Sicherheitsunterweisungen effizient in Ihre Prozesse integriert – Über Sicherheitsunterweisungs-Terminals oder Online Check-in.

So stärken Sie nicht nur Ihre Compliance, sondern auch die digitale Vitalität Ihres Unternehmens.