Ausgangslage

Bei dem Unternehmen in der Lebensmittelindustrie war bis 2020 kein professionelles Besuchermanagement im Einsatz. Durch das händische Erfassen aller betriebsfremden Personen an den Pforten entstand viel Arbeitsaufwand für den Werksschutz und das Empfangspersonal. Die Herausforderung bei einer Besucherkoordination über Excellisten war die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen, rechtssicheren Unterweisung und somit Risikominimierung für die Produktion. Besucher, Lieferanten und Handwerker wurden vor Ort direkt angemeldet, geschult und entsprechende Zutrittsrechte vergeben. Das hatte zur Folge, dass lange Wartezeiten für Besucher entstanden.

Zielsetzung

Ziel der Besuchermanagementsoftware war die Reduzierung des Verwaltungsaufwandes und die gleichzeitige Verbesserung der Kommunikation zwischen Projektleitern, Fremdfirmen, Technik und der Produktion. Zusätzlich sollte durch eine vollständige Digitalisierung der Besuchsabwicklung, Unterweisungen und resultierenden Wirksamkeitsprüfungen eine rechtssichere Basis und ein höheres Sicherheitslevel auf dem Werksgelände geschaffen werden.

Lösung

2020 wurde die Plattformlösung VISIT für das Management betriebsfremder Personen eingeführt. Seitdem wickelt das Unternehmen mit dem System der ASTRUM IT seine Besucherverwaltung, Ausweisvergaben und Unterweisungen DSGVO-konform digitalisiert ab.

VISIT Basic

Alle persönlichen Daten betriebsfremder Personen – Gäste, Handwerker, Fremdfirmen und Lieferanten – werden mit dem Grundmodul der Besuchermanagementsoftware erfasst. Jeder Prozess wird revisionssicher, DSGVO-konform und nachvollziehbar dokumentiert. Dadurch behalten der Werksschutz und die Empfangsmitarbeiter stets den Überblick. Im Gefahrenfall bietet das System unkompliziert Evakuierungslisten sowie weitere Berichtsfunktionen an. Somit kann im Notfall schnell und effektiv gehandelt werden.

VISIT Outlook Add-In

Mit Hilfe des Features Outlook Add-In planen die Mitarbeiter ihre Besuchstermine in Outlook. Die Termine werden mit allen Informationen direkt an VISIT übertragen, damit eine effiziente Handhabung und Erfassung aller betriebsfremden Personen im Voraus erfolgt. Bereits vor dem Besuchsbeginn sind alle wichtigen Informationen im System hinterlegt und verschaffen somit einen vollumfänglichen Überblick über das Dashboard.

VISIT Online Check-In

Komplettiert wird der Anmeldeprozess mit dem Online Check-In. Dieser gewährleistet, dass jeder externe Besucher vorab eine E-Mail mit personalisiertem Link für den Check-In erhält. Den Link kann der Gast im Vorfeld des Termins bequem von unterwegs oder Zuhause nutzen und z.B. seine Stammdaten prüfen oder die notwendige Sicherheitsunterweisung durchführen.

VISIT Zutrittsverbote und Sicherheitsunterweisung

Die Risikominimierung von Fremdfirmenvorfällen durch Handwerker und Fremdfirmen wird mit Hilfe von spezifischen Sicherheitsunterweisungen mit anschließender Lernerfolgskontrolle vorgenommen. Bevor ein Besuchsvorgang begonnen werden kann, muss jede betriebsfremde Person über die standortspezifischen Regeln und Gegebenheiten korrekt und revisionssicher unterwiesen werden.

Zusätzliche Sicherheit bietet das Feature Zutrittsverbote. Dadurch wird der Zugang für bestimmte Personen verwehrt. Soll ein Besuchsvorgang für diesen Gast begonnen werden, erhält der Werksschutz einen entsprechenden Hinweis. Hierüber wird gewährleistet, dass ein hohes Sicherheitslevel auf dem Werksgelände herrscht.