Digitale Besucherregistrierung und Besucheranmeldung
Gerade Großunternehmen und Firmen, die mit sensiblen Daten oder teuren Waren umgehen, setzen auf Besucherregistrierung bzw. Besucheranmeldung, um Sicherheit und Datenschutz zu gewährleisten. Durch die Erfassung von Besucherinformationen können Zugangsberechtigungen kontrolliert, unbefugte Zugriffe verhindert und – z.B. nach einem Datenschutz-Vorfall – eine lückenlose Nachverfolgung gewährleistet werden. Dies schützt nicht nur sensible Unternehmensdaten, sondern erfüllt auch gesetzliche oder vertragliche Verpflichtungen, beispielsweise im Zusammenhang mit der DSGVO. Darüber hinaus signalisiert eine professionelle Besucherregistrierung Verlässlichkeit und Professionalität gegenüber Kunden, Partnern und Mitarbeitern.
Besucherregistrierung & DSGVO
Einerseits gehen Besucheranmeldung und Datenschutz Hand in Hand, da Besucherregistrierung und Zugangskontrollen zum Schutz der im Unternehmen gespeicherten Daten beitragen. Andererseits werden bei der Besucherregistrierung selbst teilweise sensible, persönliche Daten erfasst, die es zu schützen gilt. So muss sichergestellt sein, dass die bei der Besucheranmeldung erfassten Daten sicher gelöscht bzw. vernichtet werden, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Außerdem ist es wichtig die Daten gegen unbefugten Zugriff zu schützen. Das ist bei klassischen Besucherbüchern und Besucherlisten auf Papier nicht immer gegeben, da diese vom nächsten Besucher eingesehen werden können. Auch der Zugriff durch interne Nutzer auf die Daten muss auf das notwendige Maß beschränkt sein.
Digitale Besucheranmeldung
Mit einer digitalen Besucherregistrierung können Unternehmen nicht nur Prozesse beschleunigen, Fehler vermeiden und das Personal entlasten. Ausgereifte Systeme wie VISIT stellen außerdem sicher, dass die Besucherregistrierung aktuellen Datenschutz-Anforderungen gerecht wird: Persönliche Daten können nur von berechtigten Personen eingesehen werden und sie werden datenschutzkonform gelöscht, sobald sie nicht mehr
gebraucht werden.
Mit entsprechenden Selbstbedienungs-Terminals und Online-Formularen ist es zudem einfach, die Besucheranmeldung mehrsprachig zu gestalten. Der Gast tippt zu Beginn einfach auf ein Flaggen-Symbol und der restliche Besucherregistrierungs-Prozess findet
dann in seiner Sprache statt.
Zusatzoptionen für die Besucherregistrierung
Neben der reinen Erfassung und Speicherung der Besucherdaten kann eine moderne digitale Besucheranmeldung in ein umfassendes Besuchermanagement oder andere bestehende Systeme integriert sein. Außerdem kann sie direkt verschiedene Aktionen auslösen.
Dazu gehört beispielsweise die Information des Gastgebers über das Eintreffen seines Besuchers, die Ausgabe von Besucherausweisen, die Erstellung von Evakuierungslisten oder eine Sicherheitsunterweisung. Die Integration in automatische Systeme zur Zugangskontrolle ist Standard. Auch die Besucherabmeldung kann über die digitale Besucherregistrierung erfolgen.
Sie möchten eine Funktion in die Besucheranmeldung integrieren? Kontaktieren Sie uns. Wir finden eine Lösung – sofern wir sie nicht ohnehin schon haben.
Besuchervoranmeldung
Die Daten des Besuchers können auch im Voraus erfasst werden. Bei der Besucherregistrierung braucht der Gast dann nicht mehr alle seine Daten eintippen. Es reicht, wenn er einen vorab übermittelten Code eingibt oder einen QR-Code vorhält und seine Daten werden aufgerufen.