Zunehmender Lieferverkehr: von Stressfaktoren und Sicherheitsrisiken
Der Erfolg eines Unternehmens hängt heute weit mehr von effizienten, verlässlichen und sicheren Prozessen im Lieferverkehr ab, als noch vor einem Jahrzehnt: Die Globalisierung und komplexere Wertschöpfungsketten haben zu einer Zunahme an Lieferanten und zu einer Erhöhung des Lieferverkehrs geführt.
Geopolitische Konflikte und die zunehmende Regulierung durch Behörden bedingen, dass Lieferverkehr Management heute nicht mehr ohne aufwendige Genehmigungsprozesse funktioniert.
Der Artikel beschreibt welchen Stellenwert softwaregestützte Tools wie VISIT Logistics haben, um die Komplexität der Genehmigungsprozesse handhabbar zu machen.
Warum Lieferverkehr Management nicht dasselbe ist wie Lieferkettenmanagement
Der hier genutzte Begriff Lieferverkehr Management ist eines von vielen Synonymen für das Anliefermanagement oder das so genannte Supplier Management. Eine exakte Definition für den Begriff Lieferverkehr Management existiert nicht. Er ordnet sich ein zwischen themenverwandten Begriffen wie Lieferantenmanagement (beschreibt die Abnehmer-Lieferanten-Beziehung) und die englische Beschreibung Supplier Management.
Lieferverkehr Management umschreibt vereinfacht gesagt die Organisation einer Fracht und sämtliche Genehmigungsprozesse: Beginnend mit der Ankunft der Frachtgüter im LKW auf dem Firmengelände bis hin zum Verlassen des leeren LKWs oder umgekehrt: LKW ohne Ladung fährt ein und holt Ware auf dem Werksgelände ab. Die Datenerfassung durch eine Softwarelösung umfasst also neben dem Fahrzeug auch den Fahrer und die Spedition/ den Subunternehmer. Wie wichtig rechtssichere bestenfalls softwaregestützte Genehmigungsprozesse heute sind, zeigen Betrugsfälle, die Schaden in Millionenhöhe verursachen können.
Wie Lieferverkehr Management Systeme funktionieren
Software wie VISIT Logistics erfasst von jedem Lieferfahrzeug die Ankunftszeit auf dem vorgelagerten Firmenareal. Um komplexen Lieferverkehr zu managen, können sich Logistikverantwortliche für jeden Standort Transportaufträge anlegen. Hier können alle relevanten Daten wie Lieferscheinnummern und Art des Frachtgutes hinterlegt werden. Über diese Ansicht haben die Verantwortlichen einen Überblick über alle Frachtbewegungen auf dem Firmengelände ohne selbst präsent sein zu müssen.
Ob mit oder ohne Pfortenpersonal: der erste Kontaktpunkt im Genehmigungsprozess dient der Verifizierung des Fahrers. Mittels Ausweisscanner erfasst die Software seine Personalien und legitimiert damit seinen Zutritt bzw. die Zufahrt auf das Gelände. Hier wird auch die Zielladestelle des Fahrers verifiziert. Mit Ausgabe einer Zutrittskarte bekommt der Fahrer eingeschränkte Zutrittsrechte, z. B. zum WC.
Der nächste Schritt im Genehmigungsprozess ist die Zufahrtfreigabe des LKW, der sich jetzt von der Warteposition (z. B. externer Parkplatz) zu seiner Zielposition begeben darf, die mit seiner Ankunft erfasst wurde. Ein gutes Lieferverkehr Management bietet an dieser Stelle mehrere Optionen für die Kommunikation mit dem Wartenden: Zum einen kann ein Funkmeldeempfänger benutzt werden, den der Fahrer bei seiner Ankunft erhält. Alternativ orientiert sich der Fahrer an einer Anzeige und wartet bis sein Kennzeichen „aufgerufen“ wird. Je nach Funkmeldeempfänger-Typ werden Daten wie Ankunftszeit, Zeitpunkte des Abrufs und Quittierung des Abrufs erfasst bzw. quittiert. Sämtliche Daten werden archiviert. Eine weitere Option für die Zufahrt ist die Benachrichtigung des Fahrers via SMS auf sein Handy. Moderne Systeme für das Lieferverkehr Management bieten den Anwendern mehrere Optionen, um mit den Fahrern zu kommunizieren und den Warenumschlag effizient, transparent und sicher zu gestalten.
Hat der Fahrer seine Fracht an ein Unternehmen ausgeliefert, muss auch das Verlassen des Geländes rechtssicher dokumentiert werden. Das erfolgt durch die LKW-Quittierung. Voraussetzung dafür ist, dass sämtliche Be- bzw. Entlade-Vorgänge erledigt und die Ladungssicherung erfolgt ist. Fährt ein Fahrer mit einem LKW mehrere Laderampen an, kann an jeder Rampe ein einzelner Transportauftrag quittiert werden. Der Besuchsvorgang wird erst dann quittiert, wenn alle einzelnen Transportaufträge quittiert wurden. Mit der Quittierung des Besuchsvorgangs ist der Fahrer berechtigt, das Firmengelände zu verlassen. Dieser Zeitpunkt wird – wie auch der der Einfahrt – erfasst und zusammen mit allen relevanten Personen-, Fahrzeug- und Frachtdaten in einem Datensatz gespeichert und dokumentiert. Der Fahrer muss nun bei Ausfahrt lediglich seine Zutrittskarte im Kartenschluckleser abgeben und kann das Gelände verlassen.
Vom Einzelhandel bis zur Rüstungsindustrie: ohne Lieferverkehr Management wird’s kritisch
Der oben beschriebene Workflow ist schon heute für viele Unternehmen ein etablierter, ebenso wie der Einsatz von VISIT. Gerade für Unternehmen mit strengen Sicherheitsvorschriften bedarf es eines Lieferverkehr Management, das weitere Funktionen hat: Auf diesen Arealen muss gesichert sein, dass stark beschränkte Zutrittsbereiche nur durch die dafür legitimierten Personen betreten bzw, befahren werden dürfen. Unternehmen aus der Hochsicherheit benötigen deshalb softwaregestützte Lieferverkehr Management bzw. Besucher Management Systeme, deren integrierte Identitätsprüfung technisch auf höchstem Niveau ist. Zutritte sind nicht nur genehmigungspflichtige Vorgänge, sondern gehen immer mit Prüfung einer Sanktionsliste einher. Maximale Transparenz erreichen die Unternehmen durch Software wie VISIT, die sämtliche Dokumentationsvorschriften berücksichtigt. Gerade in politisch unsicheren Zeiten werden Lieferverkehr und Besucher Management Systeme damit zu unverzichtbaren Lösungen für Hochsicherheitsanlagen.
Die Zukunft im Lieferverkehr Management: Diesen Herausforderungen müssen sich Unternehmen stellen
Die geopolitische Lage und Extremereignisse wie die Corona Pandemie zeigen, dass das Modell der Globalisierung vielerorts in Frage gestellt wird und Unternehmen auch bereit sind, wieder mehr in Richtung Lokalisierung zu denken. Die Sinnhaftigkeit eines Lieferverkehr Managements wird damit keineswegs in Frage gestellt. Auch der verstärkte Einsatz einheimischer Transportunternehmen bzw. Dienstleister funktioniert nicht ohne Regeln, Genehmigungsprozesse oder Transparenz. Es kann sogar davon ausgegangen werden, dass die zunehmende lokale Vernetzung zwar ein Plus an Flexibilität und Geschwindigkeit mitbringt, dafür aber auch eine größere Bandbreiter an Dienstleistern/ Transportunternehmen. Ein gutes Lieferverkehr Management macht selbst größere Datenmengen leicht handhabbar, unterstützt Flexibilität in den Lieferketten, gestaltet Prozesse transparent und entlastet die Verantwortlichen. So trägt ein Lieferverkehr Management auch dazu bei, dass Unternehmen resilienter werden und in Krisenzeiten über die nötige Robustheit verfügen. Stichwort Robustheit: Die Logistik agiert in einem Spannungsfeld in dem zunehmender Verkehr auf eine begrenzte Infrastruktur trifft. Ein softwaregestütztes Lieferverkehr Management erreicht zwar keine Entlastung auf den Straßen, verhindert aber durch strukturierte Prozesse zumindest die Staubildung auf der umliegenden Infrastruktur. Lieferverkehr Management Systeme wie VISIT sind zudem technisch so ausgelegt, dass Unternehmen die steigenden regulatorischen Anforderungen effizient managen können.