Besuchermanagement im Fokus

Im Interview erzählt Sven Wissenswertes über das Management betriebsfremder Personen und für wen sich der Einsatz einer Besuchermanagementsoftware lohnt.

Sven, welches Ziel hat gutes Besuchermanagement?

Ein wichtiges Ziel ist die Digitalisierung des Empfangs und der zugehörigen Prozesse! Gäste sollen sich willkommen fühlen! Der Anmeldeprozess darf nicht vom eigentlichen Besuchsgrund ablenken. Wie schafft man das am besten? Indem die Anmeldung schnell durchgeführt wird und dadurch keine unnötigen Wartezeiten oder Zettelwirtschaft entstehen. Die organisatorischen Notwendigkeiten können bequem vorab von Zuhause aus oder an einem Self-Service Kiosksystem durchgeführt werden.

Eine Besuchermanagementsoftware unterstützt hierbei, da die verantwortlichen Mitarbeiter*innen entlastet werden und sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können – den Gast willkommen zu heißen.

Ein moderner Empfangsprozess hinterlässt Eindruck! Ein zukunftsorientiertes Unternehmen muss vorausschauend handeln und nicht mehr händisch Daten auf einem Klemmbrett erfassen oder manuell Sicherheitsunterweisungen durchführen. Die Anmeldung muss intuitiv, automatisiert, schnell und DSGVO konform abgewickelt werden. Lange Wartezeiten der Besucher sind heute nicht mehr zeitgemäß.

Ziel ist es, Personal zu entlasten, Gäste optimal willkommen zu heißen und dabei alle rechtlichen Vorgaben automatisch zu berücksichtigen.

Der letzte Punkt wird immer wichtiger, da die gesetzlichen Anforderungen und gesellschaftlichen Normen immer detaillierter und anspruchsvoller werden. Die zunehmende Globalisierung, die Datenschutzgrundverordnung, Zertifizierungen und freiwillige Kodizes durch Unternehmen erschweren die Abwicklung von Prozessen. VISIT hilft Ihnen bei der Umsetzung und Einhaltung von internen und externen Richtlinien.

Auch der Sicherheitsaspekt spielt eine große Rolle! Jedes Unternehmen muss seine Mitarbeiter, das Werksgelände und sensible Bereiche schützen. Je mehr Menschen sich auf einem Gelände aufhalten, desto wichtiger ist es, den Überblick zu behalten. Sei es, damit im Notfall schnell Evakuierungen vorgenommen werden können oder eben die generelle Durchführung von Zutrittsbeschränkungen, Werksverboten oder automatisierte Sanktionslistenprüfungen.

 

Die Ziele, die Besuchermanagement erfüllen muss, sind ja sehr vielfältig! Gibt es Unternehmen, für die sich der Einsatz einer Besuchermanagementsoftware besonders lohnt?

Prinzipiell lohnt sich eine digitale Besucherverwaltung für jedes Unternehmen! Im Besonderen ist unsere Software für alle Firmen von Vorteil, die hohe Sicherheitsmaßnahmen benötigen und viele Gäste auf Ihrem Werksgelände haben. Für jeden Handwerker, Gast, Lieferant oder Mitarbeiter eines anderen Standortes fallen organisatorische und rechtliche Aufwände an. Bei einer hohen Besucherfrequenz lohnt es sich definitiv Prozesse zu optimieren und zu verschlanken und damit Ressourcen zu sparen.

VISIT wird in den verschiedensten Branchen eingesetzt, wobei sich gerade im Lebensmittelbereich durch die IFS-Food Zertifizierungen und in der Automobilindustrie durch die TISAX-Zertifizierung Vorteile für die Unternehmen ergeben. Hierzu haben wir einen Blogbeitrag auf unserer Homepage, der sich genau mit dem Thema „Besuchermanagement im Lebensmittelbereich“ befasst. 

Bei einem effizienten Management betriebsfremder Personen profitieren am Ende alle Parteien. Ihre Gäste werden gut betreut, Empfangsmitarbeiter oder der Werksschutz werden entlastet und Ihr Unternehmen ist rechtlich abgesichert. Gleichzeitig können in der Software alle relevanten Daten lückenlos nachvollzogen und ausgewertet werden.

 

Sven, hier noch eine letzte Frage: Wie unterstützt eine Besuchermanagementsoftware den Werksschutz und das Empfangspersonal?

Die Planung von Besuchsprozessen wird deutlich einfacher! Voranmeldungen werden vom Mitarbeiter direkt über ein Outlook Add-in oder per Web-UI vorgenommen. Die Daten werden zentral erfasst und können ggf. auch von den Besuchern selbst bearbeitet oder geprüft werden. Der Gast erhält vorab die Anmeldeinformationen, beispielsweise ergänzt um eine Anfahrtsskizze, bequem per Mail. Im Rahmen des Online Check-ins kann ganz einfach von zu Hause oder von unterwegs die Sicherheitsunterweisung durchgeführt werden. Auch die Verpflegung der Gäste kann optimal vorbereitet werden, indem bereits bei der Anmeldung individuell hinterlegt wird, was an Essen oder Trinken gerichtet werden soll.

Mit Hilfe des VISIT Self-Service kann die betriebsfremde Person auch viele Schritte der Registrierung vor Ort selbst vornehmen, wodurch der Werksschutz stark entlastet wird.  Dadurch wird der Besuchsprozess von Beginn an komplett oder teilweise automatisiert. Trotzdem wird jeder Prozess revisionssicher, DSGVO-konform und komplett nachvollziehbar gespeichert.

Das System unterstützt auch beispielsweise durch verschiedene Alarmfunktionen, die unter anderem eine Wegstreckenüberwachung beinhalten.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Homepage oder Sie kontaktieren direkt unsere Experten.